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Die Vereinbarung bzw. das Verwalten von Terminen ist das Herzstück einer jeden Rechtsanwaltskanzlei, denn persönliche Absprachen mit dem Mandanten oder der Mandantin sind für Anwälte ebenso wichtig wie die Einhaltung von Terminen bei Gericht. Das alles zu koordinieren sowie Absagen oder Verschiebungen von Terminen zu berücksichtigen und gleichzeitig noch genügend Zeit für die Arbeit am Fall einzuplanen, gleicht einer Kunst. Ein online Kalender kann Deine Mitarbeiter enorm entlasten, für eine höhere Zufriedenheit Deiner Kunden sorgen und dir einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. In diesem Beitrag erfährst Du, wie ein Online-Terminplaner funktioniert und welche Vorteile er konkret bietet.
Online verwaltete Kalender sind über das Internet zugänglich – entweder über einen Browser, über eine App oder über ein Programm wie Outlook, mit dem der Kalender verbunden ist. Außerdem ist es möglich, einen online Kalender für Kunden bzw. Mandanten zur Terminvereinbarung freizugeben und zugänglich zu machen. Der Kalender kann dafür zum Beispiel als Link per SMS oder E-Mail versendet oder in die Webseite eingebunden werden.
Je nach Freigabe und Funktion werden die zur Verfügung stehenden Termine angezeigt werden. Hier ist es wichtig, die freien Zeitfenster zuvor genau zu definieren. Gesetzliche Feiertage werden automatisch angezeigt. Der Kunde kann den für ihn passenden Termin durch Klicken auswählen. Meistens muss noch ein Code zur Verifizierung eingegeben werden, um Missbrauch zu vermeiden, und schon ist der Besprechungstermin vereinbart.
Eine weitere wichtige Funktion ist die Erinnerung. Die Person, die den Termin vereinbart hat, erhält zu einem fest definierten Zeitpunkt eine Terminerinnerung per E-Mail oder SMS – das reduziert die Ausfallquote. Ausgefallene Termine sind besonders ärgerlich, da die Zeit meistens nicht sinnvoll genutzt werden kann, aber das weißt Du ja selbst. Kommt so etwas häufiger im Monat vor, hat das auch spürbare finanzielle Auswirkungen. Nutze also die Chancen der Digitalisierung und Automatisierung – einfacher und zuverlässiger kann das Verwalten von Terminen nicht sein.
Wichtig: Wähle einen Anbieter, der eine DSGVO-konforme Speicherung der Daten bietet.
Termine zu verwalten ist zwar eine wichtige, aber in der Regel auch zeitintensive Aufgabe. Auf klassischem Weg ruft eine Person in der Kanzlei an, um den Termin abzustimmen. Bis der passende Termin gefunden ist, kann schon einige Zeit vergehen, denn auch der Mandant oder die Mandantin steht nicht unbegrenzt zur Verfügung. Sobald ein passender Termin gefunden ist, wird dieser in den Kalender eingetragen. Es ist im Anschluss sinnvoll, den Termin zu bestätigen, damit er nicht versäumt wird. Das erfordert das Versenden einer E-Mail oder SMS. Du verstehst wahrscheinlich, worauf wir hinauswollen.
Ein in die Webseite integrierter oder per Link versendeter Kalender spart Deinem Team wertvolle Zeit – und manchmal auch Nerven. Das Aufkommen der Telefonanrufe wird dadurch erheblich reduziert und – ein Aspekt, der auch nicht zu verachten ist – Du machst einen weiteren wertvollen Schritt hin zur digitalen Kanzlei. In der Zeit, in der die Kalenderfunktion über die Homepage genutzt wird, kann Dein Team andere wichtige Kanzlei-Aufgaben übernehmen. Außerdem ist es wesentlich ruhiger, sodass alle konzentrierter arbeiten können.
Ein weiterer Vorteil ist die Verbindlichkeit. Durch automatische Terminerinnerungen wird der Termin nicht vergessen oder rechtzeitig verschoben, wenn etwas dazwischengekommen ist.
Deine Mandanten sind in der Regel digital unterwegs. Das bedeutet, sie führen auch ihre privaten Termine mittlerweile in einem online Kalender und können diesen für Familie und Freunde freigeben – ganz wie in einem Unternehmen. Mit ihrem Android oder IOS Smartphone und der passenden App haben sie zu jeder Zeit auf ihren Kalender Zugriff. Google ist zum Beispiel weit verbreitet. Jede Person, die ein Google-Konto hat, kann kostenfrei einen Google Kalender führen. Von IOS Nutzern wird in der Regel der Apple-Kalender genutzt. Es gibt aber auch zahlreiche andere Unternehmen und Anbieter mit ähnlicher Funktion. Und auch Outlook, ein Programm, das E-Mail-Konten abruft und verwaltet, bietet eine Kalenderfunktion.
Wenn Du nun also eine Online-Terminplanung in Deine Homepage einbindest, erfüllst Du die Bedürfnisse Deiner Mandanten und verbesserst ihre Kundenzufriedenheit. Sie wollen nicht abwarten, bis die Telefonanlage in Deiner Kanzlei besetzt ist – sie wollen flexibel sein, denn in der Regel arbeiten sie selbst, wenn Dein Team ansprechbar ist. Außerdem möchte ein Großteil der Menschen auch nicht mehr telefonieren – sie möchten Buchungen online erledigen.
Dein Online-Terminplaner versendet zudem nach erfolgreicher Buchung eine Bestätigung. Hier besteht die Möglichkeit für Deine Mandanten, den vereinbarten Zeitpunkt direkt in ihren Kalender kopieren zu lassen. Das spart Zeit, denn es muss nichts manuell eingetragen werden und die Eintragung kann nicht vergessen werden.
Mit einer Kanzleisoftware bist Du definitiv auf einem guten Digitalisierungsweg. Weitere Entlastung bietet ein Online-Terminkalender. Dieser ist häufig bereits in die Software integriert. Es kann aber auch ein anderer Online-Terminkalender genutzt und mit der Software synchronisiert werden. Die Vorteile von Digitalisierung und Automatisierung sind besonders groß, wenn Alltagsaufgaben dadurch reduziert werden können. Und das Verwalten von Terminen ist definitiv eine alltägliche Aufgabe – die, seien wir mal ehrlich, auch nicht immer gerne von Deinem Team ausgeführt wird.
Entscheide Dich also jetzt für einen Online-Terminplaner und nutze alle Vorteile für Dein Team, Deine Mandanten und Deine Kanzlei – der Wettbewerb schläft nicht. Sei ihm einen Schritt voraus.
Es ist in nur wenigen Schritten möglich, den Kalender eines online Anbieters mit Outlook zu synchronisieren. Der konkrete Weg ist abhängig von der Outlook-Version und kann daher variieren. Nutze eine aktuelle Anleitung. Grundsätzlich kannst Du einfach im Kalender Menü einen Kalender hinzufügen. Hierfür sind die Zugangsdaten des online Anbieters erforderlich. Dadurch bestätigst Du, dass es sich um deinen Kalender handelt. Sobald beide Kalender miteinander verknüpft sind, kannst Du die Eintragungen des online Kalenders in Outlook sehen und bearbeiten. Sollen mehrere Teammitglieder Zugang zum Kalender haben, musst Du diesen für die entsprechenden Mitarbeiter freigeben.
Die einfachste Lösung, um Deinen Outlook Kalender freizugeben, und in Deine eigene Website einzubinden, ist über einen Link, der zu deinem Kalender führt. Den Code, den Du verlinken kannst, erhältst Du , indem Du in die Einstellungen deines Microsoft-Accounts gehst und dort den Kalender auswählst. Hier kannst Du den Terminkalender veröffentlichen bzw. freigeben und angeben, wie viele Details der Kalendereinträge angezeigt werden sollen. Dann musst Du auf „Veröffentlichen“ klicken und der Code für Deinen Kalender wird angezeigt. Diesen Code kopierst Du dann in das CMS zum Beispiel Deiner WordPress Homepage in den jeweiligen Bereich, in den Du den Terminkalender einbinden möchtest.
Ein online Terminkalender für Terminbuchungen ist für deine Kunden bzw. Nutzer frei zugänglich, wenn Du ihn freigegeben hast. Sie können ihn zum Beispiel auf deiner Homepage aufrufen, und auf einen Blick freie Termine erkennen, um ihren Termin zu buchen. Dazu muss lediglich der Zeitpunkt durch Klicken ausgewählt sowie Name und E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eingetragen werden. Der Termin ist dann vergeben, eine doppelte Buchung ist nicht möglich. Benutzer und das Unternehmen erhalten je nach Anbieter eine E-Mail oder SMS zur Bestätigung. Auch Terminerinnerungen für Dich und den Benutzer zu einem fest definierten Zeitpunkt sind möglich.
Sobald Du Dich für ein Produkt entschieden hast, kannst Du in wenigen Klicks den Terminkalender erstellen. In der Regel benötigst Du zum Erstellen lediglich eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Wähle dringend ein sicheres Passwort und speichere es sicher ab. Wenn du einen Google-Kalender nutzen möchtest, kannst Du diesen über deinen Google-Account erstellen. Dies ist besonders für Android Nutzer von Vorteil.
