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Wenn wir von der Digitalisierung der Anwaltskanzlei sprechen, wissen wir natürlich, dass längst nicht mehr alle Abläufe und Prozesse in Anwaltskanzleien analog sind. Schließlich gibt es das beA, das besondere elektronische Anwaltspostfach, das die Grundlage des elektronischen Rechtsverkehrs ist. Es wurde bereits 2016 für jeden Anwalt eingerichtet. Die Nutzung war zunächst freiwillig und ist seit 2018 Pflicht für Rechtsanwälte. Das beA war sozusagen der Startschuss der Digitalisierung für alle Anwälte – auch für diejenigen, die es nicht wollten. Doch bei diesem Startschuss ist es in vielen Kanzleien geblieben. Das Ergebnis sind hybride Lösungen, das bedeutet einige Dokumente liegen digital vor und es gibt vielleicht auch den einen oder anderen digitalen Prozess, doch auch Papierakten gehören zum Kanzleialltag dazu. Hybride Lösungen sind für den Übergang vollkommen in Ordnung, als langfristige Lösung eigenen sie sich allerdings nicht, da sie Prozesse und Abläufe eher verlangsamen, weil vieles doppelt erledigt werden muss. In diesem Artikel bringen wir dir die Vorteile der digitalen Kanzlei näher und geben dir Tipps, wie du bei der Digitalisierung deiner Kanzlei vorgehen solltest. Die Zukunft ist digital – auch die von Anwälten.
Es gibt eine Vielzahl verschiedener Argumente, die dafür sprechen, dass du die Digitalisierung deiner Kanzlei weiter vorantreiben solltest. Sie wirken auf unterschiedlichen Ebenen, die allesamt wichtig für die Zukunft für dich als Anwalt und für deine Kanzlei sind. Dazu zählen die Effizienz und die Arbeitsqualität, die Zufriedenheit deiner Mandanten, die Konkurrenzfähigkeit sowie deine Attraktivität als Arbeitgeber.
Beginnen wir mit dem Naheliegenden. Digitale Workflows verbessern nämlich die Prozesse und reduzieren die Fehlerquote. Hier ein kleines Beispiel. Nehmen wir an, dass du eine Cloud Software-Lösung für Anwälte nutzt. Sie sorgt dafür, dass alle Informationen zentral vorliegen und für unterschiedliche Zwecke genutzt werden können. Die E-Akte enthält sowohl alle fallrelevanten Dokumente, Anschreiben, Gutachten, Gerichtsdokumente als auch Kontaktdaten, Bankdaten und Informationen zur Rechtsschutzversicherung, sodass deine Mitarbeiter im Handumdrehen Rechnungen erstellen können. Diese Rechnungen sind wiederum Basis für deine Buchführung – alles ist bereits im System gespeichert. Integrierte Kalenderfunktionen vereinfachen die Terminvergaben und sorgen zugleich dafür, dass du dich bestmöglich auf die Beratung deiner Mandanten vorbereiten kannst, denn du hast alle Informationen zur Hand – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Ein weiterer wichtiger Grund, warum du das Thema Digitalisierung weiter vorantreiben solltest, ist die Zufriedenheit deiner Mandanten. Besonders wenn du für Unternehmen arbeitest, musst du den digitalen Wandel mitgehen, denn deine Mandanten tun das auch. Sie selber digitalisieren in ihren Unternehmen und erwarten von ihren Anwälten, Steuerberatungsgesellschaften und Unternehmensberatern, dass sie das gleiche tun. Sie fordern eine digitale Zusammenarbeit und digitale Kommunikation. Im Übrigen betrifft das Argument auch viele, wenn nicht sogar die meisten privaten Mandanten, denn auch aus dem privaten Umfeld ist die Digitalisierung dank Smartphones und mobilem Internet nicht mehr wegzudenken. Analoge Prozesse wirken schwerfällig und sie kosten Zeit. Mandanten möchten nicht mehr für jede Unterschrift in die Kanzlei kommen oder einen Brief schicken. Im Zweifel gehen sie zu einer anderen Kanzlei, die digitale Lösungen bietet.
Es klingt nicht schön zu sagen: „du musst.“ Müssen ist ein Wort, dass deutlich negativ besetzt ist. Aber in diesem Fall können wir nicht anders, denn es führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei, wenn du wettbewerbsfähig bleiben möchtest. Es gibt nämlich durchaus Kanzleien – auch Einzelanwälte oder mittelständische Kanzleien -, die im Bereich Digitalisierung weit vorangeschritten sind. Diese einzuholen ist fast nicht mehr möglich. Das Einzige, das du tun kannst, ist den Abstand nicht noch größer werden zu lassen. Und du stehst nicht nur mit klassischen Rechtsanwaltskanzleien im Wettbewerb. Es gibt mittlerweile zahlreiche Legal Tech Start-ups, und es wird zukünftig noch viele weitere neue Geschäftsmodelle geben, mit denen du um Mandate konkurrierst. Automatisierung ist das Erfolgsrezept von Legal Tech, denn dadurch spart ein Rechtsanwalt Zeit und kann juristische Standardfälle in kurzer Zeit lösen sowie diese Arbeit für jedermann zu günstigen Konditionen anbieten. Nur durch Digitalisierung kannst du da mithalten. Nutze die Vorteile und lass dich nicht vom Wettbewerb abhängen!
Und zu guter Letzt möchten wir dich noch dafür sensibilisieren, dass du dich als digitale Kanzlei auch als attraktiver Arbeitgeber auszeichnest. Mitarbeiter sind genau wie Mandanten im Privatleben äußerst digital unterwegs, da möchten sie bei der Arbeit keinen Rückschritt ins letzte Jahrhundert machen. Nutze die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten.
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Nun möchten wir dir ein paar Tipps geben, wie du deine eigene Kanzlei am besten digitalisieren kannst, um dem Fluch der hybriden Arbeitsweise zu entkommen. Um digitale Kompetenzen zu erwerben und alle Abläufe im Sinne einer papierlosen Kanzlei zu digitalisieren bis hin zur Entwicklung von automatisierten Prozessen ist es nämlich ein weiter Weg, das möchten wir gar nicht schönreden. Umso wichtiger ist es, dass du so schnell wie möglich startest. Aber bitte mit Struktur, denn wenn Struktur und Überblick fehlen, können Digitalisierungsmaßnahmen sich extrem in die Länge ziehen, bis sie letztendlich im Sande verlaufen. Das Worst-Case-Szenario.
Deshalb empfehlen wir dir, die Digitalisierung als Projekt zu behandeln, wie man es aus dem klassischen Projektmanagement kennt. Mit klar formulierten Zielen, einem realistischen Budget, einem festgelegten Zeitplan und definierten Meilensteinen, die es zu erreichen gilt. Deinen Weg zur digitalen Kanzlei kannst du nicht nebenbei einschlagen, deshalb sollte es einen Projektverantwortlichen in deinem Team geben, der das Digitalisierungsprojekt konsequent überwacht, vorantreibt und regelmäßig den Projektfortschritt im Blick hat, um gegebenenfalls gegensteuern zu können.
„So ein bischen was machen wir ja schon.“ Das ist eine gern getätigte Aussage und sie stimmt natürlich auch. Doch wirklich hilfreich ist eine solche Aussage nicht. Den ersten Schritt machst du, indem du klar ermittelst, was Alltag in deiner Kanzlei ist. Welche Prozesse sind schon digital? Mit welcher Software arbeitet ihr? Welche Schnittstellen wie zum Beispiel zu DATEV oder Ähnliche gibt es? Nutzt du bisher alles aus? Wie zufrieden bist du mit den aktuellen Lösungen? Arbeitest du mit Cloud-Lösungen? Entspricht alles der DSGVO? Das sind zwar viele Fragen, aber nur wenn du die Antworten darauf kennst, weißt du, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht und welche nächsten Digitalisierungsschritte sinnvoll sind. Scheue dich auch nicht, einmal getroffene Entscheidungen zu überdenken. Hast du zum Beispiel eine Software angeschafft und stellst fest, dass sie gar nicht zu deinen Bedürfnissen passt, dann zieh lieber die Reißleine und wechsele den Anbieter noch einmal, anstatt dauerhaft mit einer suboptimalen Lösung zu arbeiten – das führt zu Frustration bei denen Mitarbeitern und schmälert den Erfolg deiner Kanzlei.
Du kennst den Ist-Zustand und hast ein Digitalisierungsprojekt begonnen. Super, dann bist du auf dem richtigen Weg. Aber! Vergiss deine Mitarbeiter nicht. Einer der größten Fehler, die du beim Thema Digitalisierung machen kannst, ist, an deinen Mitarbeitern und ihren Bedürfnissen vorbei zu digitalisieren. Im schlimmsten Fall droht eine Verweigerung. Digitalisierung ist also kein Thema für die IT-Abteilung oder die IT-Infrastruktur allein. Digitale Technologien und Menschen gehören zusammen. Außerdem gilt: Nicht alles, was zu digitalisieren geht, ist in jedem Fall sinnvoll zu digitalisieren.
Hole deine Mitarbeiter daher frühzeitig ab und frage sie nach ihrer Meinung. Sprecht gemeinsam darüber, welche Software angeschafft werden sollte, und testet sie vorher aus. Sprich vor allem mit älteren Mitarbeitern, die sich vielleicht nicht mehr allzu gerne umgewöhnen möchten, über die Vorteile und die Notwendigkeit der Digitalisierung. Wenn alle an einem Strang ziehen, ist die digitale Kanzlei keine Wunschvorstellung mehr, sondern sie wird ganz bald zur Realität.
Hast du noch Fragen zum Thema digitale Kanzlei oder brauchst Unterstützung auf deinem Weg? Dann spricht uns jederzeit gerne an! Wir sind spezialisiert darauf, digitale Anwaltskanzleien auf ihrem Weg zu begleiten.
Eine digitale Kanzlei ist eine Kanzlei, die digitale Technologie wie Software, Cloud Computing, digitale Kommunikationstools, das beA und Automatisierung im Kanzleialltag sowie in der Zusammenarbeit mit Partnern, Behörden und Gerichten nutzt. Die papierlose Kanzlei ist dabei sozusagen die höchste Stufe der Umsetzung, denn das bedeutet, dass alle Prozesse digitalisiert sind und ausnahmslos digitale Akten und digitale Belege vorhanden sind.
Digitale DATEV-Kanzlei ist ein Label, mit dem die DATEV Kanzleien auszeichnet, die das Thema Digitalisierung äußerst ernst nehmen und in dem Bereich sehr weit fortgeschritten sind. Es ist sozusagen ein Gütesiegel im Bereich der Digitalisierung. Dieses Label ist übrigens kein Selbstläufer. Wenn eine Kanzlei sich digitale DATEV-Kanzlei nennen möchte, muss sie sich jedes Jahr wieder neu um das Label bewerben. So wird auch weiterer Fortschritt garantiert, denn die Digitalisierung ist ein Prozess, der immer weiter voranschreitet. Es wird zukünftig viele neue digitale Geschäftsmodelle geben, die wir uns heute vielleicht noch gar nicht vorstellen können.
Als Rechtsanwalt kannst du in deiner Kanzlei enorm von der Digitalisierung profitieren – egal ob du Einzelanwalt bist, mit Partnern zusammenarbeitest oder in einer mittelständischen Kanzlei oder der Rechtsabteilung von einem Unternehmen tätig bist. Die Vorteile sind vielfältig. Zumeist wird zuerst an das Thema Effizienz gedacht, wenn von digitalen Technologien die Rede ist. Und das ist natürlich auch ein wichtiger Vorteil, denn Automatisierung und digitale Lösungen wie Software etc. erleichtern die Zusammenarbeit und sparen Zeit. Weitere bedeutende Vorteile sind die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, die Verbesserung der Arbeitgeberattraktivität und die Befriedigung der Bedürfnisse deiner Mandanten – sie sind nämlich digital und fordern das auch von ihrem Rechtsanwalt.
