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Die Digitalisierung gehört neben der Nachhaltigkeit zu den wichtigsten Herausforderungen für Unternehmen – und Anwälte. Sie ist einerseits wichtig, um neben anderen Kanzleien wettbewerbsfähig zu bleiben, und andererseits ebenfalls zentral, wenn es um Mitarbeitergewinnung geht. Viele Arbeitskräfte legen nämlich Wert auf einen modernen und digitalen Arbeitsplatz in der Kanzlei. Also warte nicht länger und mach den ersten Schritt: Das Fundament im Prozess zur digitalen Kanzlei ist eine Kanzleisoftware, die in der Cloud genutzt wird. Möchtest du wissen, warum das so ist? Zuallererst ist die Nutzung der Rechtsanwaltssoftware an sich mit vielen Vorteilen sowohl für die internen Prozesse als auch für die externe Kommunikation – Datenaustausch mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) und mit Mandanten – verbunden. Ein zusätzlicher Vorteil ergibt sich, wenn diese Anwaltssoftware in der Cloud genutzt wird, denn dadurch hast du auch mobil oder von anderen Standorten digitalen Zugriff auf alle Akten und Informationen, und zwar unabhängig vom Endgerät und absolut datenschutzkonform – zum Beispiel bei Gericht oder im Gespräch mit dem Mandanten. Klingt interessant, oder?
Eine Rechtsanwaltssoftware in der Kanzlei zu nutzen, ist mit vielen Vorteilen verbunden – für Anwälte, Mitarbeiter von Rechtsanwälten, Mandanten und im elektronischen Rechtsverkehr wie dem beA. Die Hersteller der Software haben sich mit dem besonderen Aufgabenfeld und den Anforderungen vertraut gemacht, die mit einer Tätigkeit als Anwalt verbunden sind und haben geeignete digitale Lösungen und Funktionen entwickelt. Einige Hersteller kommen auch selbst aus dem Rechtswesen und bringen so Erfahrungen aus der Praxis in die Entwicklung ein. Eine professionelle Kanzleisoftware zu nutzen:
Es gibt eine Vielzahl verschiedener Softwarelösungen für Kanzleien, in die unterschiedliche Funktionen und Module integriert sind. Das beginnt bei der Anlage einer Akte und umfasst den gesamten Arbeitsprozess bis zur Archivierung aller relevanten Dokumente. Die integrierten Leistungen und Funktionen weichen je nach Hersteller und Lizenzpaket voneinander ab. Auch wenn es dadurch auf den ersten Blick schwierig ist, sich zu entscheiden, ist diese Vielfalt dennoch gut, denn jede Kanzlei ist anders hinsichtlich ihrer Größe und ihrer Arbeitsweise. So ist es möglich, genau die Leistungen und Funktionen zu buchen, die auch benötigt werden. Folgende Aufgaben können unter anderem mit einer Kanzleisoftware effizient erledigt werden:
Außerdem gibt es in der Regel eine beA-Schnittstelle und Schnittstellen zu anderen Programmen wie Microsoft 365 Office oder Buchhaltungssoftware.
Mal kurz in die Akte schauen, um eine Information zu überprüfen oder um ein Dokument zu ergänzen – diesen Wunsch verspüren Rechtsanwälte vermutlich mehrmals am Tag: während eines Telefonates, wenn sie beim Mandanten sind oder bei Gericht, wenn sie feststellen, dass die Papierakte gerade nicht vollständig ist. Eine Kanzleisoftware in der Cloud zu nutzen bietet genau diese Möglichkeit, denn so kannst du dich bequem mobil einloggen und gleichzeitig sicher sein, dass alle Informationen automatisch auf dem aktuellen Stand sind. Auch die Arbeit im Homeoffice wird dadurch erleichtert, so musst du nicht im Vorfeld alle relevanten Akten und Dokumente mit nach Hause nehmen – du hast vollständigen digitalen Zugriff. Die Vorteile, die sich durch die Cloud-Nutzung ergeben sind:
Es folgt eine Übersicht von renommierter Software, die von Kanzleien in der Cloud genutzt werden kann. Diese Liste erfüllt nicht den Anspruch der Vollständigkeit. Um die geeignete Software für deine Kanzlei zu finden, die deine individuellen Ansprüche als Rechtsanwalt erfüllt, beraten wir dich gern.
Es gibt viele Softwareanbieter, die eine spezielle Kanzleisoftware im Portfolio haben. Grundlegende Funktionen wie elektronische Akten, die Erstellung von Dokumenten, ein Dokumenten-Management-System sowie eine Termin- und Fristenverwaltung bietet jede Kanzleisoftware. Je nach Anbieter und Leistungspaket gibt es aber noch weitere Funktionen, die im Kanzleialltag für dich als Anwalt hilfreich sein können, wie zum Beispiel das digitale Diktat und eine Schnittstelle zur beA. Um herauszufinden, welche Software die Richtige für die eigene Kanzlei ist, empfehlen wir eine umfassende Beratung. Dies ist eine unvollständige Übersicht der verschiedenen Angebote: a-jur, RA Micro, AnNo Text, timeSensor Legal, kleos, actaport, NoRA Advanced von nora-software, Datev Anwalt Classic und die Kanzleisoftware WinMacs. j-lawyer ist eine kostenlose Kanzleisoftware. Nutzer müssen sich allerdings darüber im Klaren sein, dass eine kostenfreie Lösung in puncto Sicherheitsupdates und Umfang der Funktionen nicht mit einer Bezahlversion vergleichbar ist, denn diese Entwicklungen sind für das Unternehmen personalintensiv und kosten Zeit und Geld.
Eine Kanzleisoftware ist eine Computersoftware, die gezielt auf die individuellen Bedürfnisse von Anwälten, Rechtsanwälten und Fachanwälten zugeschnitten ist. Sie hat das Ziel, die Kanzlei zu digitalisieren indem: Akten elektronisch geführt, alle Informationen automatisch in der Akte gespeichert, Workflows optimiert und Termine- und Fristen digital verwaltet werden. Auch die Kommunikation mit Gerichten, Behörden und Notaren wird erleichtert (beA Schnittstelle). Weitere wichtige Aspekte für Anwälte sind der Datenschutz und die IT-Sicherheit. Je nach Anbieter verfügt die Software über unterschiedliche Module und integrierte Schnittstellen zu anderen Programmen wie Software für die Buchhaltung oder Microsoft 365 Office.
Das Angebot branchenspezifischer Anwaltssoftware, die du in der Cloud nutzen kannst, ist groß. Es gibt sowohl alteingesessene Hersteller, die bereits seit vielen Jahren am Markt etabliert sind und neue Anbieter, die Anwälte bei der Digitalisierung unterstützen möchten. Wie lange eine Cloud-Kanzleisoftware bereits am Markt ist, sagt nichts über ihre Leistungsfähigkeit aus – eine neue Software ist nicht automatisch besser oder schlechter, weil es neu ist. Zu den Software Lösungen, die du in der Cloud und damit auch mit einem mobilen Endgerät nutzen kannst, zählen: a-jur, RA Micro, AnNo Text, timeSensor LEGAL, kleos, actaport, NoRA Advanced, Datev Anwalt Classic und die Kanzleisoftware WinMacs. Da das Angebot so vielfältig ist (es gibt neben unserer Aufzählung noch viele mehr), kostet es viel Zeit und setzt fachliches Know-how voraus, die passende Software mit den nötigen Funktionen für die eigene Kanzlei zu finden. Deshalb empfehlen wir dir, dich individuell beraten zu lassen. So findest du genau die Software, die zu deiner Kanzlei, deinen Mandaten und deiner Arbeitsweise als Rechtsanwalt passt.
Die Entscheidung für eine Kanzleisoftware ist nicht immer leicht, denn der Umfang der Funktionen der verschiedenen Hersteller für juristische Software unterscheidet sich und auch die Benutzerfreundlichkeit bzw. die Bedienbarkeit wird je nach Erfahrung und individuellem Empfinden unterschiedlich bewertet. Daher ist es sinnvoll, die Software im Vorfeld zu testen. Bei Kanzleialltag kannst du dich ganz einfach für eine kostenlose Testphase der Software registrieren, damit du dich persönlich vom Nutzen des Angebots für deine Arbeit und deine Anwaltskanzlei überzeugen kannst. Wenn du Fragen dazu hast, sprich uns gerne an.
Wer eine Kanzleisoftware oder Anwaltssoftware für Mac OS nutzen möchte, für den ist die Auswahl recht überschaubar im Vergleich zu Windows Nutzern – zumindest wenn die Software als lokale Version genutzt werden soll. Aktuell unterstützt nur die Rechtsanwaltssoftware timeSensor Legal dieses System. Doch das bedeutet nicht automatisch, dass du dich als Mac Nutzer für diese Software entscheiden musst. Wenn du deine Software als Cloud Lösung zum Beispiel in der maja.cloud im Software-as-a-Service Modell nutzt, steht dir jede Software zur Nutzung für deine Kanzlei zur Verfügung.
