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Im geschäftlichen Alltag ist die zeitgemäße Kommunikation und Telefonie nicht nur ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt für ein erfolgreiches Business, es gab auch noch nie so viele Kommunikationskanäle wie heute. Zu den wichtigsten gehört für ein Unternehmen nach wie vor die Telefonanlage, mit der unabhängig von der Firmengröße oder Anzahl an Standorten, Telefone, Faxgeräte usw. zu einem internen Netz verbunden werden. Für das Unternehmen hat das den Vorteil, dass alle unter einer Festnetz-Nummer erreichbar sind und jeder Mitarbeiter eine persönliche Durchwahl erhält. Eine auf den Bedarf angepasste und verlässliche Infrastruktur ist daher für kleine Unternehmen und Kanzleien unabdingbar.
Da die individuellen Bedürfnisse vor allem mit Blick auf Kapazität und Funktionen entscheidend sind, kann die Frage nach der idealen Telefonanlage nicht eindeutig beantwortet werden. Bei einem Vergleich von herkömmlichen Telefonanlagen sollten aber immer bestimmte Kriterien herangezogen werden, die dann getestet werden. Dazu gehören neben den Erweiterungsmöglichkeiten und Zusatzfunktionen z. B. auch die Sprachqualität, die Zuverlässigkeit, die Internet-Telefonie und die Kostenstruktur. Zu den bekannten Produzenten von mobilen Kommunikationsgeräten gehört Gigaset. Das Unternehmen hat mit dem Gigaset N510 eine Kommunikationslösung, die anders als z. B. Auerswald COMpact 5020 speziell für kleine Unternehmen gedacht ist. Plant man eine Büro Telefonanlage reicht gegebenenfalls auch eine kleine Telefonanlage aus, wenn die Mitarbeiterzahl gering ist.
Für die Mandanten von Rechtsanwälten ist es überaus wichtig, dass die Kanzlei und das Büro immer gut für sie erreichbar ist. Im Umkehrschluss ist eine funktions- und leistungsstarke VoIP-Telefonanlage für Anwälte unabdingbar. Digital Phone Angebote für Anwälte gibt es bereits ab 29 Euro im Monat. Da die Bedürfnisse der Kanzleien jedoch unterschiedlich sind, variieren die Preise entsprechend. Gesicherte Verfügbarkeit, Integration in die genutzte Anwaltssoftware, abhörsichere Telefonie sind nur ein paar Funktionen, die für die meisten Anwälte eine Rolle spielen. Auch kommen verschiedene Telefone für Anwälte infrage.
Wer seine älteren Telefongeräte und Nebenstellen weiternutzen möchte, kann diese mithilfe von Analog-Telefon-Adapter an ein VoIP Telefonsystem anschließen. Mit einem schnurlosen DECT Telefon mit DECT Basisstation bist du flexibel und auch abseits deines Schreibtisches im Büro erreichbar. Mit einem SIP-Telefon werden mehrere parallel laufende Telefonate ermöglicht. SIP-Protokoll steht übrigens für Session Initiation Protocol, das ist ein Netzprotokoll, das basierend auf VoIP Telefonverbindungen über zum Beispiel das Internet herstellt. Dank des SIP-Trunks reicht eine zentrale Telefonanlage für das gesamte Büro, auch wenn es Zweigstellen gibt.
Grundsätzlich stehen verschiedene Telefonanlagen zur Verfügung. Lange Zeit galten analoge Telefonanlagen und ISDN Anschlüsse als Standard. Inzwischen gelten selbst ISDN-Telefonanlagen als veraltet und bei den meisten ISDN Anschlüssen erfolgte eine ALL-IP-Umstellung. Die Zukunft ist digital und gehört sogenannten VoIP Anlagen und der IP-Telefonie. Für Voice-over-IP ist keine Telefonleitung mehr nötig und die Stimmübertragung erfolgt nicht über das analoge oder digitale Festnetz (ISDN Anschluss): Bei einer VoIP Lösung läuft die Kommunikation vielmehr via IP über das Internet. Über die klassischen Telefonanlagen oder Headsets sind Gespräche möglich. Bei einer Cloud-Telefonanlage handelt es sich um eine rein virtuelle und software-basierte TK-Anlage, meist in der Cloud, die zahlreiche Zusatzfunktionen ermöglicht und daher sehr flexibel und erweiterbar ist.
Moderne Telefonanlagen können standortbasiert als Hardware-Anlage oder gehostet über die Cloud bereitgestellt und betrieben werden. Wird ein System am Unternehmensstandort installiert, spricht man von einer On-Premise Lösung. Beide Typen lassen sich mit CRM Systemen integrieren. Wer vermeiden will, dass die Anlage die Ressourcen der IT-Abteilung in Anspruch nimmt, für ist eine Cloud-Lösung mit IP-Telefonie und Hosted PBX das Richtige. In diesem Fall handelt es sich um eine virtuelle Telefonanlage. Digital Phone wird von einem Serviceprovider als Dienst bereitgestellt wird. Die schon angesprochene cloudbasierte Telefonanlage ist eine Sonderform unter den gehosteten Telefonanlagen. Sie kann sowohl eigenständig als auch durch einen externen Dienstleister auf dem Server eines Cloud-Anbieters betrieben werden.
Wenn mehrere Telefonleitungen gleichzeitig genutzt oder mehrere Endgeräte, d. h. Telefon, Fax oder Anrufbeantworter gleichzeitig miteinander verbunden werden sollen, benötigst du eine Telefonanlage. Allerdings sind die Zeiten, in denen eine TK-Anlage ausschließlich zum Telefonieren genutzt wurde, vorbei. Die heutigen IP-basierten Systeme sind vielmehr wahre Multitalente und gehören daher auf jeden Fall zur Business Kommunikation – egal ob Kleinunternehmen oder großes Unternehmen. Im Prinzip kannst du dir das wie eine Vermittlungseinrichtung vorstellen, die verschiedene Endgeräte vom Computer bis zum Smartphone intern und extern miteinander über das Internet verbindet. Die Anschlüsse an diese digitale Telefonanlage wie z. B. Telefon-Endgeräte werden als Nebenstellen bezeichnet.
Kleine Büros sollten darauf achten, dass die TK Anlage mindestens diese Funktionen erfüllt: Rückrufwunsch, Follow-Me-Funktion, Anrufbeantworter, Türsprechfunktion und eine leichte Bedienbarkeit. Flexibilität und Skalierbarkeit gehören zu den Punkten, auf die große Unternehmen achten sollten – aber nicht nur. Bei einer Cloud-Telefonanlage gibt es beispielsweise tolle Funktionen, die du und deine Mitarbeiter lieben werden, weil sie den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Dazu gehören:
Einzelne Rufnummern können bei einer IP Telefonanlage einer ganzen Abteilung zugeordnet werden, sodass es bei eingehenden Anrufen auf allen ausgewählten Telefonen klingelt.
Für ausgezeichneten Support kannst du individuelle Weiterleitungsregeln einstellen. So verpasst du garantiert keinen Anruf mehr.
Per Knopfdruck einfach einen Anruf auf das eigene Gerät holen, wenn der angerufene Mitarbeiter sich aktuell im Gespräch befindet oder nicht am Arbeitsplatz ist.
Mithilfe der Unified Communications Technologie oder auch ALL IP kann man in einer Sitzung mit einem Klick von einem Kommunikationsmodus in einen anderen wechseln oder dass eine neue Anwendung geöffnet werden muss. Dazu gehören z. B. Sprachanrufe, Videokonferenzen, Messaging und Content Sharing.
Kontakte können direkt aus Outlook heraus angewählt werden. Auch Telefonate könne ganz einfach vom PC aus angenommen oder abgewiesen werden.
Statt eines altmodischen Faxgerätes können Faxe per E-Mail empfangen und versendet werden.
Ein interaktives Sprachmenü IVR sorgt per Tasteneingabe auf dem Telefon dafür, dass der Anrufer auswählen kann, mit welcher Abteilung er sprechen möchte.
Vor der Anschaffung oder Modernisierung einer Telefonanlage solltest du auf jeden Fall deinen Bedarf und die technischen Voraussetzungen in deiner Kanzlei bzw. Firma definieren.
Kanzleien müssen häufig besondere Sicherheitsrichtlinien beachten. Welche sollten berücksichtigt werden?
Im zweiten Schritt geht es um das Bewerten der vorhandenen IT-Infrastruktur und in welchem Umfang Ihr Unternehmen die technischen Voraussetzungen für eine VoIP-Telefonanlage mitbringt. Eine VoIP Anlage mit oder ohne Anbindung an die Cloud aus benötigt für eine gute Sprachqualität eine schnelle und stabile Breitband-Internetverbindung von rund 100 kBit/s:
Tipp: Behalte die Anpassungsfähigkeit der Anlage im Blick, denn vielleicht soll dein Unternehmen in Zukunft noch wachsen. Werden neue Anschlüsse gebraucht, sollten auch die Kosten für das Verlegen neuer Kabel berücksichtigt werden.
Die Zeiten sind vorbei, in denen eine Telefonanlage nur zum Telefonieren genutzt wurde. Stattdessen gibt es viele Funktionen, die den Kanzleialltag erleichtern:
Gibt es mobile Arbeitsplätze und Home-Office?
Muss das gesamte Team über eine Rufnummer erreichbar sein?
Welche Rolle spielen Funktionen wie Voicemail, Call Manager File Transfer, Softphone, Sprach- und Videokonferenzen oder Instant Messaging?
Soll der Anbieter gewechselt werden und die Rufnummern sollen mitgenommen werden?
Bietet der VoIP-Anbieter einen Service-Vertrag mit regelmäßiger Wartung der Anlage?
